靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程,使各類文件直接通過OA辦公自動化系統(tǒng)迅速而準確的傳達到目標。
OA辦公自動化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費,減少了人力浪費。由于收到的所有均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本,和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄,并呈送給相關領導進行閱批,整個過程完全實現(xiàn)了無紙化,省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié),大大減少了辦公紙張的用量和打印設備的耗材,既節(jié)省了人力,又節(jié)省了財力。
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智慧檔案館是國家科學文化事業(yè)機構,是國家保存智慧檔案的中心,是各項工作利用檔案的基地,是檔案事業(yè)的主體
對需歸檔保存的文件材料進行組卷
組卷的內(nèi)容包括:將零散文件組成獨卷;卷內(nèi)文件材料排列;編寫頁碼;編制卷內(nèi)目錄;填寫案卷封面、封底。
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對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪裁;不能剪裁的材料,須進行折疊。折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。
(1)對破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進行裱糊。主要方法有:單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙,必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤;
(2)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進行加邊。打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內(nèi)容;
(3)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨罚苑乐寡趸P毀材料
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