





靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程,使各類文件直接通過(guò)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達(dá)到目標(biāo)。
OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi),減少了人力浪費(fèi)。由于收到的所有均通過(guò)文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本,和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄,并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批,整個(gè)過(guò)程完全實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化,省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié),工程檔案管理,大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材,既節(jié)省了人力,又節(jié)省了財(cái)力。
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對(duì)超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行剪裁;不能剪裁的材料,工程檔案管理系統(tǒng),須進(jìn)行折疊。折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。
(1)對(duì)破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進(jìn)行裱糊。主要方法有:?jiǎn)蚊骜押A面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙,必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要晾干,工程檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu),不得在陽(yáng)光下暴曬或使用高溫燙烤;
(2)對(duì)過(guò)窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進(jìn)行加邊。打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內(nèi)容;
(3)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?,以防止氧化銹毀材料
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工程檔案管理有一些整理時(shí)會(huì)有已提交、仲裁機(jī)構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料,承辦人員應(yīng)當(dāng)將其副本和復(fù)印件入卷歸檔。
對(duì)不能附件歸檔的實(shí)物證據(jù),承辦人員可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等記載入卷歸檔,分別保管
卷內(nèi)文字材料除鉛印、復(fù)印的以外,使用耐久書寫材料(碳素墨、蘭黑墨水)書寫或者打印,做到字體工整、清晰。
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